Come creo e configuro un servizio su appuntamento?

In questa guida imparerai a creare un nuovo servizio del  Modulo Phygi Consultant per il tuo punto ufirst con l'app ufirst Point Manager.

1. Introduzione: due tipi di servizio

Dopo aver attivato l'app ufirst Point Manager con l'apposita guida, per configurare il modulo Phygi Consultant devi come prima cosa creare i servizi di prenotazione che vuoi offrire ai clienti nel tuo punto.

il Modulo Phygi Consultant ti permette di offrire agli utenti due tipologie di servizio che differiscono per modalità di erogazione:

  • Programmato (in presenza)
  • Programmato virtuale

Un servizio Programmato consente all'utente di prenotare un appuntamento che sarà erogato in presenza presso il tuo ufficio.
Un servizio  Programmato virtuale, invece, consente all'utente di prenotare un appuntamento che sarà erogato a distanza all'interno della nostra Virtual Room.

2. Come creare un nuovo servizio?

  1. Effettua il log in nell'app ufirst Point Manager con un account che ha i permessi di Point Admin o di Org Admin
  2. Apri il Menu laterale premendo il pulsante in alto a sinistra della schermata
  3. Premi la voce Configura sotto Phygi Consultant per aprire la pagina Configura Phygi Consultant
  4. Nella pagina Configura Phygi Consultant seleziona la scheda Servizi, accanto a Consulting desks, nella barra in alto alla schermata
  5. Premi il pulsante "+ Aggiungi un servizio" per entrare nella pagina Aggiungi un servizio.

2.1 Configura un servizio Programmato in presenza

Nella pagina Aggiungi un servizio ti sarà richiesto di compilare i seguenti campi:

  1. Tipo: "Programmato" (erogazione in presenza) oppure "Programmato virtuale" (erogazione a distanza). In automatico l'app seleziona "Programmato"
  2. Nome del servizio: inserisci qui il nome del servizio di prenotazione che vuoi offrire ai tuoi clienti (Esempio: "Apertura mutui")
  3. Identificativo: serve ad individuare univocamente il servizio nei sistemi ufirst (NON è visibile ai clienti e NON è modificabile dopo la sua creazione). L'identificativo verrà compilato automaticamente a partire dal nome scelto per il servizio. Ad esempio, per il nome "Apertura mutui" l'identificativo sarà "apertura-mutui"
  4. Codice: serve ad identificare il servizio tramite un codice formato da massimo tre lettere maiuscole (Esempio: "A", "AM", oppure "AMU"). Tale codice verrà visualizzato dagli utenti e dallo staff sulla prenotazione virtuale
  5. Durata del servizio: seleziona, tra quelle proposte, una durata in minuti per il tuo servizio.
    NB. La durata del servizio non è vincolante, sei sempre tu infatti a decidere quanto dura il servizio di un utente al tuo desk
  6. Visibilità del servizio: "Visibile" o "Nascosto". Un servizio nascosto non è visibile agli utenti nella pagina del tuo punto dell'app ufirst. Per permetterne la prenotazione del servizio, rendilo visibile tramite l'apposito selettore (che deve colorarsi di verde)
  7. Consenti Notifiche SMS: permette ai tuoi clienti che effettuano una prenotazione di inserire un numero di telefono su cui ricevere le notifiche SMS di preavviso e di chiamata
  8. Dopo aver inserito tutti i dati richiesti, Salva tramite l'apposito pulsante blu situato nella parte bassa della schermata.

Ben fatto! Hai creato e configurato il tuo servizio su appuntamento con erogazione in presenza!

Per gestirne le prenotazioni non ti resta che associarlo ad almeno un desk; dai un occhiata a questo tutorial per scoprire come fare.

2.2 Configura un servizio Programmato virtuale

Nella pagina  Aggiungi un servizio ti sarà richiesto di compilare i seguenti campi:

  1. Tipo: "Programmato" (erogazione in presenza) oppure "Programmato virtuale" (erogazione a distanza). In automatico l'app seleziona "Programmato", ma puoi scegliere "Programmato virtuale" tramite l'apposito menù a tendina
  2. Nome del servizio: inserisci qui il nome del servizio di prenotazione che vuoi offrire ai tuoi clienti (Esempio: "Assistenza finanziaria")
  3. Identificativo: serve ad individuare univocamente il servizio nei sistemi ufirst (NON è visibile ai clienti e NON è modificabile dopo la sua creazione). L'identificativo verrà compilato automaticamente a partire dal nome scelto per il servizio. Ad esempio, per il nome "Assistenza finanziaria" l'identificativo sarà "assistenza-finanziaria"
  4. Codice: serve ad identificare il servizio tramite un codice formato da massimo tre lettere maiuscole (Esempio: "A", "AF", oppure "AFI"). Tale codice verrà visualizzato dagli utenti e dallo staff sulla prenotazione virtuale
  5. Durata del servizio: seleziona, tra quelle proposte, una durata in minuti per il tuo servizio
    NB. La durata del servizio non è vincolante, sei sempre tu infatti a decidere quanto dura il servizio di un utente al tuo sportello
  6. Visibilità del servizio: "Visibile" o "Nascosto". Un servizio nascosto non è visibile agli utenti nella pagina del tuo punto dell'app ufirst. Per permetterne la prenotazione del servizio, rendilo visibile tramite l'apposito selettore (che deve colorarsi di verde)
  7. Consenti Notifiche SMS: permette ai tuoi clienti che effettuano una prenotazione di inserire un numero di telefono su cui ricevere le notifiche SMS di preavviso e di chiamata
  8. Tempo di preparazione prima di un appuntamento: imposta, tramite l'apposita tendina, quanti minuti sono necessari a preparare un appuntamento. Puoi ignorare questa funzionalità scegliendo il valore "0 minuti"
  9. Tempo di rielaborazione dopo un appuntamento: imposta, tramite l'apposita tendina, quanti minuti devono passare dopo un appuntamento prima di erogarne un altro. Puoi ignorare questa funzionalità scegliendo il valore "0 minuti"
  10. Anticipo minimo di prenotazione: serve ad evitare le prenotazioni dell'ultimo minuto. Puoi richiedere agli utenti di prenotare con fino a 4 giorni di anticipo digitando un valore in minuti nell'apposito campo. Puoi ignorare questa funzionalità inserendo il numero "0" (minuti)
  11. Dopo aver inserito tutti i dati richiesti, Salva tramite l'apposito pulsante blu situato nella parte bassa della schermata.

Ben fatto! Hai creato e configurato il tuo servizio su appuntamento con erogazione a distanza!

Per gestirne le prenotazioni non ti resta che associarlo ad almeno un desk; dai un occhiata a questo tutorial per scoprire come fare.

3. Configurazione avanzata

Ora che i tuoi servizi sono stati creati e configurati, puoi scegliere di personalizzare altri aspetti legati all'esperienza di prenotazione:

  1. Parametri di prenotazione addizionali
  2. Impostare orari di apertura ad hoc per il servizio
  3. Impostare giorni di chiusura ad hoc per il servizio
  4. Richiesta attivazione della funzionalità di Preavviso automatico (Che cosa è il preavviso automatico?).

4. Come archiviare (eliminare) un servizio?

L'archiviazione del servizio viene effettuata quando vuoi dismettere il servizio definitivamente. Il servizio verrà nascosto da tutte le app, e non sarà più prenotabile dagli utenti. Per poter essere archiviato, non ci devono essere prenotazioni attive per il servizio. I dati e le statistiche del servizio archiviato non verranno eliminati.

Per archiviare uno servizio segui queste istruzioni:

  1. Effettua il log in nell'app ufirst Point Manager con un account che ha i permessi di Point Admin o di Org Admin
  2. Apri il Menu laterale premendo il pulsante in alto a sinistra della schermata
  3. Premi la voce Configura sotto Phygi Consultant per aprire la pagina Configura Phygi Consultant
  4. Nella pagina Configura Phygi Consultant seleziona la scheda "Servizi", accanto a "Consulting desks", nella barra in alto alla schermata
  5. Scegli e tocca il servizio che vuoi archiviare
  6. Premi sul pulsante a forma di scatola, in alto a destra della schermata
  7. Premi sul pulsante Archivia. Ricorda che se archivi uno servizio NON potrai più gestirlo o modificarlo.

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