Esperienza dello staff in Virtual Room

Introduzione alla Virtual Room

La Virtual Room è la stanza virtuale all'interno della quale incontrerai i tuoi clienti che hanno prenotato un appuntamento da remoto.

Durante la videochiamata con il tuo cliente potrai appuntare delle note, avere una chat diretta con lui o mostrargli il tuo stream video.

La Virtual Room è supportata dai moduli Phygi Service e Phygi Consultant ed è utilizzabile su PC o tablet.

Se vuoi sapere come gestire gli appuntamenti prima di accedere alla Virtual Room, ti suggeriamo di guardare i tutorial dedicati:

• Phygi Service
• Phygi Consultant.

Preparati al Meeting

Informazioni sul cliente

Nella pagina di preparazione al meeting hai accesso alle informazioni sul cliente che incontrerai (per esempio il suo nome e numero di telefono) e sull'appuntamento che ha prenotato (codice appuntamento, orario e giorno). Puoi accedere anche al modulo Data Explorer, se attivo, e vedere così lo storico delle prenotazioni del cliente che stai per incontrare.

Invia un messaggio al cliente

Qualora avessi bisogno di comunicare al cliente un breve ritardo rispetto all'orario dell'appuntamento o la sua cancellazione utilizza il pulsante "Invia un messaggio al guest". Puoi scegliere tra tre diversi messaggi predefiniti, in base alle tue esigenze. Scelto il messaggio da inviare, tocca il pulsante "invia", il tuo cliente lo visualizzerà subito nella sua schermata.

Entra nella Virtual Room

Per accedere alla Virtual Room tocca il pulsante viola "Entra in silenzio nella Virtual Room". In questa fase il tuo cliente non saprà del tuo ingresso nella Virtual Room e avrai così il tempo per organizzare il tuo spazio di lavoro virtuale prima del meeting.Indipendentemente dai widgets* attivi sul tuo spazio di lavoro, entrato nella Virtual Room troverai sempre il Widget di attesa di base, grazie al quale potrai vedere uno resoconto delle azioni (per esempio visualizzare un'immagine promozionale o parlare con un chatbot) del tuo cliente durante il periodo di attesa al meeting.

*I widgets sono strumenti di lavoro a tua disposizione all'interno della Virtual Room, continua nella lettura dell'articolo per conoscerli tutti!

Inizia il Servizio

Tocca il pulsante verde "Inizia il servizio" per iniziare il meeting virtuale con il tuo cliente.

La Virtual Room

Iniziato il meeting, vedrai una schermata come nell'immagine sottostante.

In alto hai a disposizione due informazioni sull'appuntamento:

• il nome del servizio prenotato dal tuo cliente
• il tempo rimanente alla fine dell'appuntamento (si tratta di un avviso non vincolante, la videochiamata finirà solo quando lo decidi tu).

In basso trovi i pulsanti di controllo della videochiamata:

• pulsante rosso per uscire dal meeting
• pulsante per abilitare/disabilitare il microfono
• pulsante per accedere alle impostazioni del tuo microfono e della tua fotocamera
• pulsante per accedere alle impostazioni dei widget (continua con la lettura dell'articolo per sapere come utilizzarli).

Registrazione del Meeting

La funzionalità di registrazione permette di registrare il meeting virtuale che si ti tiene all'interno della Virtual Room.Il file di registrazione verrà salvato direttamente nei sistemi della tua organizzazione e sarà accessibile esclusivamente agli account con permesso di Org Admin.

Se la funzionalità è attiva vedrai l'icona di registrazione subito accanto alla durata del meeting.

I Widget

I widget sono strumenti di lavoro che hai a disposizione, al centro dello schermo, durante la videochiamata con il tuo cliente. Puoi appuntare delle note, avere una chat diretta con il cliente, mostrargli il tuo stream video e caricare documenti da far firmare al cliente.

I widget attualmente disponibili sono:

• Widget Fotocamera del cliente: Mostra lo stream video trasmesso dalla fotocamera dell'utente
• Widget della tua Fotocamera: Mostra lo stream video trasmesso dalla tua fotocamera
• Widget Note: Ti permette di appuntare rapidamente delle note durante la videochiamata. Tali note sono visibili solamente a te e potrai consultarle anche quando l'appuntamento virtuale è terminato
• Widget Chat: Ti permette di scambiare messaggi di testo con il tuo cliente
• Widget di Condivisione schermo: Ti permette di condividere il tuo schermo al cliente. Questo widget è disponibile solo sulla versione web dell'app ufirst Point Manager
• Widget Prossimi appuntamenti: Ti permette di visualizzare la lista dei tuoi prossimi appuntamenti direttamente all'interno della Virtual Room; puoi perfino mandare la notifica di preavviso al prossimo cliente che dovrai incontrare
• Widget Prenota appuntamento: Ti permette di prenotare un'appuntamento mentre sei all'interno della Virtual Room. Puoi scegliere di prenotare un appuntamento per il cliente che è attualmente nel meeting oppure per un altro cliente
• Widget Data Explorer: Porta tutte le funzionalità del Data Explorer all'interno della Virtual Room permettendoti di consultare i dati personali ed eventuali prenotazioni passate del cliente che stai attualmente servendo, direttamente nella Virtual Room
• Widget Firma Documenti: Ti permette di condividere uno o più documenti in formato pdf con il cliente che potrà firmarli durante il meeting. Terminata il servizio nella Virtual Room potrai consultare e scaricare i documenti firmati all'interno del Data Explorer o all'interno della mail di riepilogo post Virtual Room.

Usare i Widget

Premendo sul pulsante per accedere alle impostazioni dei widget (in basso a destra dello schermo) avrai la possibilità di:

• Scegliere la dimensione di ciascun widget. Le dimensioni disponibili sono media (M) e larga (L)
• Scegliere la disposizione di ciascun widget semplicemente trascinandolo dove desiderato
• Scegliere se mostrare o meno il widget della tua Fotocamera al cliente. Quando il meeting inizia il widget della tua fotocamera non è visibile al cliente
• Scegliere se mostrare o meno il widget Chat. Quando il meeting inizia il widget Chat non è visibile al cliente.

NB. Il widget Note non può essere mostrato al cliente. Le note sono tue personali e pertanto solo a te visibili. Per scambiare messaggi scritti con il tuo cliente utilizza il widget Chat.

Terminare il meeting

Puoi uscire dalla Virtual Room in qualsiasi momento usando il pulsante rosso in basso a sinistra della schermata.Verrai reindirizzato alla pagina del tuo banco/sportello, dove potrai scegliere se terminare il servizio oppure se rientrare nuovamente nella Virtual Room.Qualora scegliessi di rientrare nella Virtual Room potrai consultare le note che avevi preso e tutti i messaggi scambiati con il cliente tramite il widget chat.

Termina il servizio

Rientra nella Virtual Room