Esperienza dello staff

Per utilizzare il modulo Phygi Service, è necessario sapere cosa si intende per servizi e sportelli in ufirst Business e comprendere le dinamiche soggette al ruolo che dovrà svolgere lo Staff.

Che cosa è un servizio?

Un servizio è un qualsiasi tipo di prestazione di cui l'utente ha bisogno; può essere prenotato in un determinato slot orario o essere erogato agli utenti che si sono accodati virtualmente in fila.

Il modulo Phygi Service mette a disposizione dell'utente due diverse modalità di accodamento: fila virtuale e appuntamenti.

Per esempio:

  • Servizi in una Pubblica Amministrazione: Rinnovo CIE, Cambio Residenza, Dichiarazioni Sostitutive
  • Servizi in una Università: Immatricolazioni, Ritiro Pergamene, Studenti Internazionali, Consegna Badge
  • Servizi in un ufficio per pratiche di consulenza: Richiedi il tuo prestito, Informazioni Mutui, RC-Auto.

Che cosa è uno sportello?

Uno sportello è il luogo fisico in cui l’operatore entra in contatto con i tuoi utenti per erogare il servizio. Lo sportello può essere individuale, o condiviso da più operatori. Il nome dello sportello chiamante sarà visualizzato sia sul biglietto digitale che sul monitor (qualora incluso).

Per esempio:

  • Sportelli in una Pubblica Amministrazione: Desk Anagrafe, Sportello Tributi, Sportello Catasto
  • Sportelli in una Università: Segreteria Studenti, Desk Immatricolazioni, Ufficio Ritiro Pergamene
  • Sportelli in un ufficio per pratiche di consulenza: Dott. Rossi, Desk Prestiti, Desk Assicurazioni.

Come associare uno sportello ad uno o più servizi

Un servizio, per essere visibile in app ufirst e prenotabile dagli utenti, deve essere associato ad almeno uno sportello. Solo gli amministratori (Org Admin e Point Admin) possono associare uno sportello ad uno o più servizi tramite l'apposito menu di configurazione dell'app ufirst Point Manager.

Vediamo come:

  1. Effettua il log in nell'app ufirst Point Manager con un account Org Admin o Point Admin
  2. Apri il Menu, toccando il pulsante in alto a sinistra
  3. Tocca la voce Configura, subito sotto Phygi service
  4. Tocca lo sportello desiderato
  5. Tocca la voce Servizi
  6. Seleziona uno o più servizi
  7. Tocca il bottone Salva.

Bene! Hai associato uno o più servizi di prenotazione al tuo sportello!

Come associare uno sportello ad un membro dello staff

Gli amministratori (Org Admin e Point Admin) possono vedere e gestire tutti gli sportelli del modulo Phygi Service presenti in un punto ufirst. I membri dello staff non ne hanno invece la facoltà; questi vedono e utilizzano solo gli sportelli che gli amministratori hanno loro assegnato. Solo gli amministratori, infatti, sono in grado di associare un membro dello staff (Point Staff) ad uno o più sportelli del modulo Phygi Service tramite l'apposto menu di configurazione dell'app ufirst Point Manager.

Vediamo come:

  1. Effettua il log in nell'app ufirst Point Manager con un account Org Admin o Point Admin
  2. Apri il Menu, toccando il pulsante in alto a sinistra
  3. Tocca la voce Configura, subito sotto Phygi Service
  4. Tocca lo sportello desiderato
  5. Tocca la voce Staff
  6. Seleziona uno o più membri dello staff
  7. Tocca il bottone Salva.

Bravo! Hai associato correttamente uno sportello al tuo staff. Adesso il Point Staff o i Point Staff selezionati saranno in grado di gestire tutti i servizi (sia file virtuali che appuntamenti) erogati dagli sportelli configurati. In questa apposita guida, ricordiamo come assegnare a collaboratori e dipendenti i diversi ruoli di competenza tramite ufirst Business Admin.

Servi il tuo primo utente!

È giunto il momento di servire il tuo primo biglietto con ufirst! Ecco come gestire le file e gli appuntamenti tramite uno sportello del tuo punto ufirst con l'app ufirst Point Manager.

1. Accedi alla pagina degli sportelli

  • Apri il Menu con il pulsante in alto a sinistra e seleziona il modulo Phygi Service.
  • Nella pagina Sportelli sono mostrati tutti gli sportelli associati a tuo account se sei un Point Staff; (se invece sei un Org Admin o Point Admin, visualizzerai tutti gli sportelli esistenti). Per ogni sportello, viene mostrato il nome e se è aperto o chiuso in questo momento. Clicca sullo sportello desiderato per aprire l'elenco delle prenotazioni ed iniziare a far avanzare i tuoi utenti in coda.

  • Ogni dispositivo è abilitato ad aprire un solo sportello alla volta. Se provi ad aprire uno sportello che è stato già aperto in un altro dispositivo, ti verrà proposto di forzare la chiusura dello stesso sportello. Una volta chiuso, potrai riaprirlo sul dispositivo corrente. Il dispositivo che aveva precedentemente aperto lo sportello verrà automaticamente riportato alla pagina Sportelli.

2. Gestisci le file e gli appuntamenti virtuali

Una volta aperto il tuo sportello, visualizzerai, ordinate cronologicamente, tutte le prenotazioni per i servizi ad esso associati. Nella colonna di sinistra troverai le prenotazioni per un servizio di fila virtuale, mentre in quella di destra gli appuntamenti. Non vi è alcuna differenza nella gestione delle due tipologie di prenotazioni.

Se tocchi una prenotazione, visualizzerai tutte le eventuali informazioni aggiuntive relative a quella stessa prenotazione (come ad esempio il nome dell'utente e/o la dimensione del gruppo).

Nel caso in cui ti trovassi a gestire una grande quantità di prenotazioni, l'interfaccia del tuo sportello non mostrerà gli ultimi utenti in fila in fondo alla lista. Ma non temere! Ti ricordiamo infatti, che le prenotazioni sono ordinate cronologicamente, pertanto se inizi a servire i primi utenti in lista l'interfaccia mostrerà progressivamente gli ultimi.

Preavvisare un utente

La funzione Preavvisa permette di inviare una notifica sul dispositivo dell'utente invitandolo a recarsi nella sala d'attesa e a prepararsi per essere servito a breve. Puoi preavvisare sia utenti che hanno una prenotazione per un servizio di fila virtuale sia utenti che hanno preso un appuntamento. L'invio della notifica di preavviso all'utente è particolarmente utile nel caso in cui i turni allo sportello siano molto lunghi, come per esempio negli uffici di consulenza ma anche per servizi ad alta frequenza che prevedono un flusso continuo di utenti allo sportello.

a. Preavviso manuale (Fila Virtuale e Appuntamenti)

L'operatore, quando sta per terminare il turno corrente, invia la notifica di preavviso al prossimo utente in coda toccando la sua prenotazione e scegliendo il pulsante arancione "Preavvisa". La prenotazione di un utente preavvisato è contraddistinta dal colore arancione e dall'icona a forma di lettera. Il tempo che appare nella prenotazione indica quanto tempo è trascorso dalla ricezione della notifica di preavviso da parte dell'utente.

b. Preavviso automatico

Fila Virtuale: Quando la funzione di preavviso automatico è attiva su un servizio di fila virtuale, i primi N utenti in fila (ad esempio 2) per quel servizio sono preavvisati automaticamente dal sistema. In questo modo, l'operatore non dovrà preoccuparsi di preavvisare gli utenti in fila: non appena inizia il servizio di un utente, quello subito dopo di lui verrà preavvisato automaticamente.

Appuntamenti: Quando la funzione di preavviso automatico è attiva su un servizio di tipo appuntamento, gli utenti saranno preavvisati automaticamente X minuti (per esempio 30) prima dell'inizio del loro appuntamento. L'operatore dunque, sa che ogni utente che ha prenotato un appuntamento riceverà in automatico una notifica di preavviso X minuti prima dello stesso e potrà concentrarsi solamente sulla chiamata.

Se un appuntamento preavvisato non viene chiamato nei 10 minuti immediatamente successivi all'orario di inizio dell'appuntamento stesso, sul ticket virtuale apparirà un segnale di avvertimento di colore rosso che catturerà subito l'attenzione dell'operatore.

NB. é possibile richiedere l'attivazione della funzionalità di preavviso automatico seguendo queste istruzioni.

Chiamare un utente

Nella colonna di sinistra, gli utenti sono sempre ordinati secondo l'ordine di arrivo nella fila e sono identificati da un numero progressivo (oppure, se presente, dal nominativo). Nella colonna di destra, invece, sono presenti tutti gli appuntamenti del giorno corrente, ordinati in base all'orario. L'orario dell'appuntamento si colora di arancione dieci minuti prima dell'inizio dell'appuntamento stesso; in questo modo saprai sempre quale è il prossimo (o i prossimi!) appuntamento da servire.

Puoi chiamare un utente alla volta, senza necessariamente seguire l'ordine cronologico proposto dalle liste, toccando la prenotazione e scegliendo il pulsante Chiama.

Servire l’utente

Dopo aver chiamato l’utente, quest'ultimo potrà presentarsi o meno allo sportello:

  • Nel caso in cui l'utente sia presente, e per iniziare il servizio, premi il pulsante verde Presente per indicare che lo stesso utente è presente. Servi quindi l'utente. Al termine del servizio, quando sei pronto per passare al prossimo utente, premi il pulsante verde Termina servizio per marcare il servizio come terminato. Il sistema registrerà la durata del servizio.

  • Se l’utente viene chiamato ma non si presenta allo sportello, premi il pulsante rosso Non qui. Questa azione marca l'utente come "non presente" e permette di servire un altro utente.

Lista utenti non presenti

Puoi consultare, in qualsiasi momento, la lista delle prenotazioni degli utenti che hai contrassegnato come " non presenti".

Congratulazioni! Hai appena completato la guida all'utilizzo del modulo Phygi Service! Da ora in poi, i tuoi utenti saranno pronti a NON fare la fila presso il tuo punto ufirst!

Ha risposto alla tua domanda? Grazie per il feedback There was a problem submitting your feedback. Please try again later.

Hai ancora bisogno di aiuto? Contattaci Contattaci