Come creo e configuro un servizio?

In questa guida imparerai come creare un nuovo servizio per il tuo punto ufirst con l'app ufirst Point Manager.

1. Cos'è un servizio?

Dopo aver attivato l'app ufirst Point Manager con l'apposita guida, per configurare il modulo Phygi Service devi come prima cosa creare i servizi di prenotazione offerti ai clienti nel tuo punto.

Un servizio è un qualsiasi tipo di prestazione di cui l'utente ha bisogno; può essere prenotato in un determinato slot orario o essere erogato agli utenti che si sono accodati virtualmente in fila.

Il modulo  Phygi Service mette a disposizione dell'utente due diverse modalità di accodamento: fila virtuale e appuntamenti.I servizi su appuntamento possono essere di due tipi: con erogazione in presenza e con erogazione a distanza.Un servizio Programmato in presenza consente all'utente di prenotare un appuntamento che sarà erogato in presenza presso il tuo ufficio.Un servizio Programmato virtuale, invece, consente all'utente di prenotare un appuntamento che sarà erogato a distanza all'interno della nostra Virtual Room.

Per esempio:

• Servizi in una Pubblica Amministrazione: Rinnovo CIE, Cambio Residenza, Dichiarazioni Sostitutive
• Servizi in una Università: Immatricolazioni, Ritiro Pergamene, Studenti Internazionali, Consegna Badge
• Servizi in un ufficio per pratiche di consulenza: Richiedi il tuo prestito, Informazioni Mutui, RC-Auto.

2. Come creare un nuovo servizio?

1. Effettua il log in nell'app ufirst Point Manager con un account che ha i permessi di Point Admin o di Org Admin
2. Apri il Menu laterale premendo il pulsante in alto a sinistra della schermata
3. Premi la voce Configura sotto Phygi Service per aprire la pagina Configura Phygi Service
4. Nella pagina Configura Phygi Service seleziona la tab Servizi, accanto a Sportelli, nella barra in alto alla schermata
5. Premi il pulsante "+ Aggiungi un servizio" per entrare nella pagina Aggiungi un servizio.

2.1 Configura un servizio di fila virtuale

Nella pagina Aggiungi un servizio ti sarà richiesto di compilare i seguenti campi:

1. Tipo: "Fila virtuale" o "Programmato" (ovvero appuntamento). In automatico l'app seleziona "Fila virtuale"
2. Nome del servizio: inserisci qui il nome del servizio di prenotazione che vuoi offrire ai tuoi clienti (Esempio: "Cassa Veloce")
3. Identificativo: serve ad individuare univocamente il servizio nei sistemi ufirst (NON è visibile ai clienti e NON è modificabile dopo la sua creazione). L'identificativo verrà compilato automaticamente a partire dal nome scelto per il servizio. Ad esempio, per il nome "Ritiro Pacchi" l'identificativo sarà "cassa-veloce"
4. Codice: serve ad identificare il servizio tramite un codice formato da massimo tre lettere maiuscole (Esempio: "R", "RP", oppure "RPA"). Tale codice verrà visualizzato dagli utenti e dallo staff sulla prenotazione virtuale
5. Durata del servizio: seleziona, tra quelle proposte, una durata in minuti per il tuo servizio. NB. Per i servizi di tipo Fila Virtuale la durata non è rilevante, sei tu infatti a decidere quanto dura il servizio di un utente al tuo sportello. La durata di un servizio di Fila Virtuale serve ad evitare che gli utenti possano prenotare un posto in fila x minuti prima dell'orario di chiusura della struttura, dove x è uguale alla durata del servizio che hai impostato
6. Visibilità del servizio: "Visibile" o "Nascosto". Un servizio nascosto non è visibile agli utenti nella pagina del tuo punto dell'app ufirst. Per permetterne la prenotazione del servizio, rendilo visibile tramite l'apposito selettore (che deve colorarsi di verde)
7. Consenti Notifiche SMS: permette ai tuoi clienti che effettuano una prenotazione di inserire un numero di telefono su cui ricevere le notifiche SMS di preavviso e di chiamata
8. Dopo aver inserito tutti i dati richiesti, Salva tramite l'apposito pulsante blu situato nella parte bassa della schermata.

Ben fatto! Hai creato e configurato il tuo servizio di Fila Virtuale!

Per gestirne le prenotazioni non ti resta che associarlo ad almeno uno sportello; se non sai come fare leggi il paragrafo "Come associare uno Sportello ad uno o più servizi" presente in questo articolo.

2.2 Configura un servizio Programmato (in presenza)

Nella pagina  Aggiungi un servizio ti sarà richiesto di compilare i seguenti campi:

1. Tipo: "Fila virtuale", "Programmato" (appuntamento con erogazione in presenza) oppure "Programmato virtuale" (appuntamento con erogazione a distanza). In automatico l'app seleziona "Fila virtuale", ma puoi scegliere "Programmato" tramite l'apposito menù a tendina
2. Nome del servizio: inserisci qui il nome del servizio di prenotazione che vuoi offrire ai tuoi clienti (Esempio: "Ritiro Pacchi")
3. Identificativo: serve ad individuare univocamente il servizio nei sistemi ufirst (NON è visibile ai clienti e NON è modificabile dopo la sua creazione). L'identificativo verrà compilato automaticamente a partire dal nome scelto per il servizio. Ad esempio, per il nome "Ritiro Pacchi" l'identificativo sarà "ritiro-pacchi"
4. Codice: serve ad identificare il servizio tramite un codice formato da massimo tre lettere maiuscole (Esempio: "R", "RP", oppure "RPA"). Tale codice verrà visualizzato dagli utenti e dallo staff sulla prenotazione virtuale
5. Durata del servizio: seleziona, tra quelle proposte, una durata in minuti per il tuo servizio NB. La durata del servizio non è vincolante, sei sempre tu infatti a decidere quanto dura il servizio di un utente al tuo sportello
6. Visibilità del servizio: "Visibile" o "Nascosto". Un servizio nascosto non è visibile agli utenti nella pagina del tuo punto dell'app ufirst. Per permetterne la prenotazione del servizio, rendilo visibile tramite l'apposito selettore (che deve colorarsi di verde)
7. Consenti Notifiche SMS: permette ai tuoi clienti che effettuano una prenotazione di inserire un numero di telefono su cui ricevere le notifiche SMS di preavviso e di chiamata
8. Tempo di preparazione prima di un appuntamento: imposta, tramite l'apposita tendina, quanti minuti sono necessari a preparare un appuntamento. Puoi ignorare questa funzionalità scegliendo il valore "0 minuti"
9. Tempo di rielaborazione dopo un appuntamento: imposta, tramite l'apposita tendina, quanti minuti devono passare dopo un appuntamento prima di erogarne un altro. Puoi ignorare questa funzionalità scegliendo il valore "0 minuti"
10. Anticipo minimo di prenotazione: serve ad evitare le prenotazioni dell'ultimo minuto. Puoi richiedere agli utenti di prenotare con fino a 4 giorni di anticipo digitando un valore in minuti nell'apposito campo. Puoi ignorare questa funzionalità inserendo il numero "0" (minuti)
11. Dopo aver inserito tutti i dati richiesti, Salva tramite l'apposito pulsante blu situato nella parte bassa della schermata.

2.3 Configura un servizio Programmato virtuale

Nella pagina Aggiungi un servizio ti sarà richiesto di compilare i seguenti campi:

1. Tipo: "Fila virtuale", "Programmato" (appuntamento con erogazione in presenza) oppure "Programmato virtuale" (appuntamento con erogazione a distanza). In automatico l'app seleziona "Programmato", ma puoi scegliere "Programmato virtuale" tramite l'apposito menù a tendina
2. Nome del servizio: inserisci qui il nome del servizio di prenotazione che vuoi offrire ai tuoi clienti (Esempio: "Assistenza finanziaria")
3. Identificativo: serve ad individuare univocamente il servizio nei sistemi ufirst (NON è visibile ai clienti e NON è modificabile dopo la sua creazione). L'identificativo verrà compilato automaticamente a partire dal nome scelto per il servizio. Ad esempio, per il nome "Assistenza finanziaria" l'identificativo sarà "assistenza-finanziaria"
4. Codice: serve ad identificare il servizio tramite un codice formato da massimo tre lettere maiuscole (Esempio: "A", "AF", oppure "AFI"). Tale codice verrà visualizzato dagli utenti e dallo staff sulla prenotazione virtuale
5. Durata del servizio: seleziona, tra quelle proposte, una durata in minuti per il tuo servizio NB. La durata del servizio non è vincolante, sei sempre tu infatti a decidere quanto dura il servizio di un utente al tuo sportello
6. Visibilità del servizio: "Visibile" o "Nascosto". Un servizio nascosto non è visibile agli utenti nella pagina del tuo punto dell'app ufirst. Per permetterne la prenotazione del servizio, rendilo visibile tramite l'apposito selettore (che deve colorarsi di verde)
7. Consenti Notifiche SMS: permette ai tuoi clienti che effettuano una prenotazione di inserire un numero di telefono su cui ricevere le notifiche SMS di preavviso e di chiamata
8. Fotocamera obbligatoria per l'utente: se l'opzione è attiva l'utente, per essere servito all'interno della Virtual Room, deve obbligatoriamente avere un device con fotocamera integrata o una web cam esterna
9. Tempo di preparazione prima di un appuntamento: imposta, tramite l'apposita tendina, quanti minuti sono necessari a preparare un appuntamento. Puoi ignorare questa funzionalità scegliendo il valore "0 minuti"
10. Tempo di rielaborazione dopo un appuntamento: imposta, tramite l'apposita tendina, quanti minuti devono passare dopo un appuntamento prima di erogarne un altro. Puoi ignorare questa funzionalità scegliendo il valore "0 minuti"
11. Anticipo minimo di prenotazione: serve ad evitare le prenotazioni dell'ultimo minuto. Puoi richiedere agli utenti di prenotare con fino a 4 giorni di anticipo digitando un valore in minuti nell'apposito campo. Puoi ignorare questa funzionalità inserendo il numero "0" (minuti)
12. Dopo aver inserito tutti i dati richiesti, Salva tramite l'apposito pulsante blu situato nella parte bassa della schermata.

3. Configura un calendario

L'ultimo passo per la configurazione di un servizio su appuntamento (sia in presenza che virtuale) consiste nell'associare al servizio un calendario. Se non hai nessun calendario è necessario crearne uno. Puoi configurare tanti calendari quante sono le tue esigenze organizzative e, all'occorrenza, puoi sceglierne uno da associare al tuo servizio. Per creare un calendario vai nella pagina  Configura Phygi Service (menu -> configura), seleziona la tab Servizi e tocca un servizio per accedere alle sue impostazioni.

1. Premi Calendario per accedere alla pagina Seleziona un calendario
2. Premi + Aggiungi un nuovo calendario
3. Nome: inserisci un nome per questo nuovo calendario
4. Capienza per intervallo di tempo: scegli una capienza per gli slots di prenotazione (Esempio: capienza = 1 vuol dire che ogni slot orario potrà essere prenotato solo una volta, quindi da un solo utente)
5. Giorni di disponibilità: Specifica per giorni quanti giorni di calendario (tra 1 e 28) è possibile prenotare per questo calendario
6. Time slot per ora: Scegli, tra i valori proposti, in quante parti dividere un'ora e generare di conseguenza i time slot di prenotazione desiderati (Esempio: se scegli il valore 4 allora questo calendario avrà 4 time slot in un'ora, ovvero .00 .15 .30 .45)
7. Salva tramite l'apposito pulsante blu situato nella parte bassa della schermata
8. Tocca il pulsante indietro, in alto a sinistra nella schermata, per tornare alla pagina Seleziona un calendario
9. Nella pagina Seleziona un calendario seleziona, dalla lista, il calendario appena creato, premendo sul nome scelto.

Ben fatto! Hai creato e configurato il tuo servizio su appuntamento!

Per gestirne le prenotazioni non ti resta che associarlo ad almeno uno sportello; se non sai come fare leggi il paragrafo "Come associare uno Sportello ad uno o più servizi" presente in questo articolo.

4. Configurazione avanzata

Ora che i tuoi servizi sono stati creati e configurati, puoi scegliere di personalizzare altri aspetti legati all'esperienza di prenotazione:

1. Parametri di prenotazione addizionali
2. Orari di apertura di un servizio
3. Giorni di chiusura di un servizio
4. Richiesta attivazione della funzionalità di Preavviso automatico (Che cosa è il preavviso automatico?).

5. Come archiviare (eliminare) un servizio?

L'archiviazione del servizio viene effettuata quando vuoi dismettere il servizio definitivamente. Il servizio verrà nascosto da tutte le app, e non sarà più prenotabile dagli utenti. Per poter essere archiviato, non ci devono essere prenotazioni attive per il servizio. I dati e le statistiche del servizio archiviato non verranno eliminati.

Per archiviare uno servizio segui queste istruzioni:

1. Effettua il log in nell'app ufirst Point Manager con un account che ha i permessi di Point Admin o di Org Admin
2. Apri il Menu laterale premendo il pulsante in alto a sinistra della schermata
3. Premi la voce Configura sotto Phygi Service per aprire la pagina Configura Phygi Service
4. Nella pagina Configura Phygi Service seleziona la scheda "Servizi", accanto a "Sportelli", nella barra in alto alla schermata
5. Scegli e tocca il servizio che vuoi archiviare
6. Premi sul pulsante a forma di scatola, in alto a destra della schermata
7. Premi sul pulsante Archivia. Ricorda che se archivi uno servizio NON potrai più gestirlo o modificarlo.