Esperienza dello staff

Staff necessario

Per gestire al meglio la coda all'ingresso della tua struttura, abbiamo individuato due ruoli che il tuo staff può ricoprire per accogliere al meglio i tuoi utenti:

il concierge: si occupa dello scorrimento della fila, il suo compito sarà quello di chiamare gli utenti in coda dall'app ufirst Point Manager:
l'accodatore: si occupa di informare gli utenti che arrivano in struttura circa le modalità di accodamento e provvedere per loro conto a prenotare il posto in fila.

Qualora non fosse possibile impiegare due risorse, sarà il concierge ad assolvere entrambi i compiti.

App ufirst Point Manager

La pagina di Gestione Ingressi dell’app ufirst Point Manager mostra tre liste di prenotazioni:

Autorizzati ad entrare:
Ospita i ticket degli utenti che sono stati chiamati per accedere in struttura.
Questa lista ha due fonti:

Lista programmata: gli utenti che hanno prenotato ad un orario prestabilito, verranno trasferiti in automatico all’ora prestabilita.
Lista in attesa: gli utenti che sono stati messi in coda mediante app Point Manager o che si sono accodati autonomamente da remoto vengono trasferiti manualmente dal concierge quando vi è la possibilità di farli accedere in struttura.

In attesa:
Contiene l’elenco degli utenti in coda ma non ancora autorizzati ad entrare. L’utente accodato In attesa dovrà essere manualmente spostato in Autorizzati ad entrare con il pulsante Chiama. L’utente verrà dunque avvertito tramite notifica e si presenterà all’ingresso, mostrando il proprio numero. Il concierge deve selezionare l’utente dalla lista e marcarlo come presente premendo il pulsante di spunta verde. Opzionalmente può indicare il numero di persone che sono entrate con lui, con l’apposito contatore. Qualora l’utente non dovesse presentarsi entro il tempo di tolleranza previsto, il relativo biglietto verrà automaticamente cancellato dalla lista (la prenotazione dell’utente rimarrà comunque visibile sulla sua app ufirst).

Programmata:
Contiene l’elenco degli utenti che hanno prenotato ad un orario prestabilito, ma non ancora autorizzati ad entrare. L’utente in fila Programmata sarà automaticamente in Autorizzati ad entrare all’orario prestabilito, e si potrà presentare al concierge mostrando il proprio numero per poter entrare. Il concierge deve selezionare l’utente dalla lista e marcarlo come presente premendo il pulsante di spunta verde. Opzionalmente può indicare il numero di persone che sono entrate con lui, con l’apposito contatore. Qualora l’utente non dovesse presentarsi entro il tempo di tolleranza previsto, il relativo biglietto verrà automaticamente cancellato dalla lista(la prenotazione dell’utente rimarrà comunque visibile sulla sua app ufirst)

Prenotare il posto in fila per le diverse categorie di utenti

Gli utenti possono essere accodati mediante ufirst app Point Manager in quattro diverse tipologie di file:

Fila Virtuale: utenti che preferiscono attendere il proprio turno da remoto e che forniscono al concierge un numero di telefono o un indirizzo email su cui ricevere il biglietto virtuale e le notifiche di preavviso e chiamata. Il codice del loro biglietto virtuale sarà preceduto da IN (es. numero IN11). Questi utenti saranno visualizzati nella lista In attesa e vengono trasferiti manualmente dal concierge nella lista Autorizzati ad entrare quando sarà il loro turno;

Fila Sul Posto: utenti che non forniscono numero di telefono al concierge e che preferiscono attendere il loro turno mettendosi fisicamente in fila nei pressi dell’ingresso. Il codice del loro biglietto virtuale sarà preceduto da ST (es. numero ST12). Questi utenti saranno visualizzati nella lista In attesa e trasferiti nella lista Autorizzati ad entrare manualmente dal concierge. Consigliamo di abbinare a questa tipologia di coda il parametro di prenotazione Nome così non dover far ricordare all'utente il suo numero progressivo e permettere al Concierge di chiamare per nome gli utenti accodati quando sarà il loro turno. Se usi l'app ufirst Monitor il nome apparirà anche a schermo!
Priorità: utenti che hanno diritto ad accedere in via prioritaria alla struttura (es. anziani, forze dell'ordine, e operatori sanitari). Questi utenti saranno visualizzati immediatamente nella lista Autorizzati ad entrare e il codice del loro biglietto virtuale sarà preceduto da P (es. P1);
Fila Programmata: utenti che preferiscono scegliere, qualora disponibile, uno slot orario in cui effettuare l'accesso alla struttura. Questi utenti saranno visualizzati nella lista Programmata e il codice del loro biglietto virtuale sarà preceduto da T (es. T4) e accompagnato dall'orario d'ingresso scelto (es. 15:00). Questi utenti passeranno automaticamente nella lista Autorizzati ad entrare all'orario prenotato.

Il Concierge può accodare un utente e selezionare la tipologia di coda preferita premendo sul pulsante + (in alto a destra della schermata), che offre le quattro opzioni appena esemplificate:

IN = Fila Virtuale
ST = Fila sul Posto
P = Priorità
T = Fila Programmata

Tipologia di utente	In quale lista si trova il biglietto	Come passa in Autorizzati ad entrare
Utente smart che si è messo in fila virtualmente, senza scegliere uno orario, con app ufirst	In attesa (codice IN)	Manualmente quando viene chiamato
Utente smart che ha programmato l'ingresso ad uno orario tramite app ufirst	Programmata (codice T)	Automaticamente all’orario scelto
Utente che si è messo in fila virtualmente con un SMS	In attesa (codice IN)	Manualmente quando viene chiamato
Utente che è stato accodato manualmente da app Point Manager con il numero di telefono o con l'email	In attesa (codice IN)	Manualmente quando viene chiamato
Utente che è stato accodato manualmente da app Point Manager senza numero di telefono e email (con nome se attivo)	In attesa (codice ST)	Manualmente quando viene chiamata
Utente che è stato accodato manualmente da app Point Manager e che ha scelto un orario prefissato di ingresso	Programmata (codice T)	Automaticamente all’orario scelto

Riepilogo

Quando il concierge si trova all’ingresso della struttura possono verificarsi diversi scenari. Questo riassunto ti permetterà di identificarle e gestirle in totale sicurezza:

Persona in coda (in fila virtuale o programmata), con App o Sms non ancora nella fila “Autorizzati ad entrare”
La invito ad attendere la notifica “Sei il prossimo” lontano dall’ingresso, solo dopo averla ricevuta potrà raggiungere l’ingresso ed entrare
Persona senza telefono che vuole entrare
Le chiedo il nome, la registro come “Senza Telefono” e la invito ad aggiungersi alla coda indiana presente sul posto specificando che quella non è la fila reale, ma solamente quella formata dalla persone fisicamente sul posto
Persona che ha un telefono e vuole entrare
Le suggerisco di scaricare l’app ufirst per mettersi in coda o in alternativa la inserisco con il numero di telefono. Subito dopo le spiego che riceverà 2 messaggi, il primo è un preavviso per l’avvicinarsi del suo turno, mentre il secondo, “Sei il prossimo”, è l’effettiva autorizzazione ad entrare.
Persona che ha un numero presente nella lista Autorizzati ad entrare
Chi ha uno dei numeri presenti nella lista Autorizzati ad entrare, nell'app ufirst o in un sms, può entrare immediatamente. Registra il suo ingresso premendo il pulsante verde e se serve dagli indicazioni su come comportarsi una volta entrato. Nel caso in cui non ci fosse capienza sufficiente, perché poche persone sono uscite negli ultimi minuti o hai chiamato troppe persone per errore, dovrai trattenere le persone all’ingresso, registrarle e poi farle entrare appena qualcuno esce dal locale.
Persona a cui è scaduta la prenotazione
Le prenotazioni smettono di essere valide se l'utente non raggiunge l'ingresso e viene registrato entro un tempo ragionevole. In questo caso il numero non sarà più presente nella pagina fila Autorizzati per entrare e l'utente dovrà rifare la fila.