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Firma Elettronica Semplice - FAQs
La Firma Elettronica Semplice (FES) è un insieme di dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati dal firmatario per firmare. Questa definizione è in linea con quanto stabilito dall'art. 3, punto 1, n. 10, del Regolamento eIDAS.
1. Cos'è la Firma Elettronica Semplice?
La Firma Elettronica Semplice viene creata accludendo o connettendo tramite associazione logica un insieme di dati elettronici ad altri dati elettronici. Questi dati sono poi utilizzati dal firmatario per firmare il documento.
La Firma Elettronica Semplice non necessita di particolari requisiti per essere utilizzata dal firmatario e garantisce la sottoscrizione del documento con un livello di autenticazione basilare. È molto utile per un uso quotidiano legato a documenti e comunicazioni non strategici e non riservati.
2. Quali sono le caratteristiche della Firma Elettronica Semplice?
Lo scopo principale della Firma Elettronica Semplice è fornire un mezzo per l'autenticazione informatica su un documento elettronico. Questo significa che può essere utilizzata per verificare l'identità del firmatario di un documento elettronico. Il suo valore probatorio è liberamente valutabile in giudizio tenendo sempre conto delle caratteristiche oggettive di sicurezza, immodificabilità, integrità e qualità. ufirst è detentore dell'onere della prova della firma elettronica che fornisce.
3. In quali casi si può utilizzare la Firma Elettronica Semplice?
La FES si può utilizzare per firmare ordini o conferme d’ordine, DDT (documento di trasporto), preventivi, contratti online, contratti di lavoro, contratti di locazione, dichiarazioni di riservatezza, condizioni generali di contratto, NDA e consensi privacy.
4. Qual è il valore legale della Firma Elettronica Semplice?
Alla Firma Elettronica Semplice, anche se considerata la più debole rispetto alle altre tipologie di firma elettronica, non può essere negato l’effetto giuridico.
Il regolamento eIDAS sottolinea come ad “una firma elettronica non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti per firme elettroniche qualificate”.
ufirst mette a disposizione dei suoi clienti, qualora lo richiedano, tutti i dati necessari (archiviati nei suoi server secondo i termini di legge) a permettere la verifica della firma su un documento.
5. Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di una firma elettronica?
L'utilizzo di una firma elettronica offre un contributo sostanziale nei processi di dematerializzazione e, dunque, favorisce la digitalizzazione aziendale. Semplifica la gestione della firma dei documenti, snellisce e velocizza i processi di approvazione, monitora lo stato di avanzamento di un processo di firma e consente di firmare utilizzando dispositivi mobile.
6. Come si può rafforzare la sicurezza della Firma Elettronica Semplice?
La Firma Elettronica Semplice può essere rafforzata nelle sue caratteristiche di sicurezza ed immodificabilità, qualora venga inserita in un processo, aggiungendo, per esempio, una doppia identificazione del firmatario tramite un codice SMS ricevuto da chi firma e necessario per firmare il documento.
7. Cosa significa firmare elettronicamente?
La firma elettronica fa parte di un processo informatico che consente di associare i dati utili per identificare chi sottoscrive un documento, al documento stesso. Questa sottoscrizione elettronica equivale alla firma autografa apposta su un documento cartaceo. A ciò si aggiunge che il processo di generazione della firma è la manifestazione chiara della volontà di sottoscrivere il documento da parte del firmatario.
8. Quali sono le limitazioni della Firma Elettronica Semplice?
La Firma Elettronica Semplice, essendo una categoria residuale, non offre lo stesso livello di sicurezza e di robustezza delle altre tipologie di firma elettronica, come la Firma Elettronica Avanzata o la Firma Elettronica Qualificata. Tuttavia, rimane un metodo valido per l'autenticazione informatica su un documento elettronico in molte situazioni.