Esperienza dello staff

Per utilizzare il modulo Virtual QMS (ex gestione sportelli) è necessario sapere cosa si intende per servizi e sportelli in ufirst business.

Cos’è un servizio?

Un Servizio è un qualsiasi tipo di prestazione che soddisfa un bisogno dei tuoi utenti e per la quale si recano nella tua struttura.

Per esempio:

  • Servizi in un ristorante: Servizio al tavolo, Ritiro take-away.
  • Servizi in un negozio di alimentari: Banco del fresco, Panetteria, Macelleria.
  • Servizi in un ufficio per pratiche documentali: Consulenze, Certificazioni, Ritiro pratiche.
  • Servizi in una farmacia: Acquisto farmaci, Con Priorità, Consulenze, Altro.

Cos’è uno sportello?

Uno Sportello è il luogo fisico in cui l’operatore entra in contatto con i tuoi utenti per erogare il servizio. Lo sportello può essere individuale (ad esempio uno sportello con vetrata di separazione), o condiviso da più operatori (ad esempio il bancone della salumeria). Il nome dello sportello chiamante sarà visualizzato sia sul biglietto digitale che sul monitor (qualora fosse previsto).

Per esempio:

  • Sportelli in un ristorante: Concierge, Consegna take-away.
  • Sportelli in un negozio di alimentari: Bancone fresco, Bancone panetteria, Banco macelleria.
  • Sportelli in un ufficio per pratiche documentali: Dott. Rossi, Avv. Esposito, Desk segreteria.
  • Sportelli in una farmacia: Sportello 1, Sportello 2, Sportello 3, Sala visite.

Dopo aver attivato le app ufirst Business con l'apposita guida, è necessario configurare il Modulo Virtual QMS (ex Gestione Sportelli) dall'app ufirst Point Manager, creando le risorse ed i servizi offerti dal tuo punto.

Per scoprire come creare Sportelli e Servizi segui le apposite guide negli articoli correlati.

Servi il tuo primo biglietto virtuale!

È giunto il momento di servire il tuo primo biglietto con ufirst! Per sapere come fare procedi al successivo step della presente guida.

In questa guida imparerai come gestire le file tramite uno sportello del tuo punto ufirst con l' app Point Manager.

1. Accedi alla pagina degli Sportelli

  • Apri il Menu con il pulsante in alto a sinistra e clicca sulla voce Gestione file per aprire l'elenco degli sportelli disponibili ed iniziare a far avanzare i tuoi utenti in coda.
  • Nella pagina Sportelli sono mostrati tutti gli sportelli che hai creato per il tuo punto. Per ogni sportello, viene mostrato il nome e se è aperto o chiuso in questo momento. Tocca uno sportello chiuso per aprirlo e iniziare a servire le file nella rispettiva pagina di Gestione dello sportello.



  • Puoi usare l'app Point Manager contemporaneamente da più dispositivi se hai creato più di uno sportello: ogni dispositivo è abilitato ad aprire un solo sportello alla volta. Se provi ad aprire uno sportello che è stato già aperto in un altro dispositivo, ti verrà proposto di forzare la chiusura dello sportello. Una volta chiuso, potrai riaprirlo sul dispositivo corrente. Il dispositivo che aveva precedentemente aperto lo sportello verrà automaticamente riportato alla pagina Sportelli.



2. Gestisci le file da uno sportello

Preavvisare un utente

La funzione Preavvisa permette di inviare una notifica sul dispositivo dell'utente invitandolo a recarsi nella sala d'attesa e a prepararsi per essere servito a breve. L'invio della notifica di preavviso all'utente è particolarmente utile nel caso in cui i turni allo sportello siano molto lunghi, come per esempio negli uffici di consulenza. L'operatore, quando è prossimo a terminare il turno corrente, invia la notifica di preavviso al prossimo utente in coda.



Chiamare un utente

Nella pagina di Gestione dello sportello sono mostrate due tipologie di liste:

  • La lista Tutti i servizi che mostra tutti gli utenti in attesa nel tuo punto. 
  • Le liste dei singoli servizi, che mostrano gli utenti in fila per ciascun servizio. 

Gli utenti sono sempre ordinati secondo l'ordine di arrivo nella fila ed identificati da un numero progressivo oppure, se presenti, da altre informazioni ad esso associate (ad esempio il nominativo, la dimensione del gruppo). 

Ogni sportello può erogare uno o più servizi, quindi ciascun membro dello staff potrà chiamare tutti gli utenti in coda nella struttura (dalla lista Tutti i servizi) oppure selezionare solo gli utenti in attesa di uno specifico servizio.

Per esempio se sono presenti più sportelli (salumeria, panetteria), e vuoi che uno sportello serva solo gli utenti di uno specifico servizio (pane fresco), è sufficiente che lo sportellista tocchi il nome di un servizio tra le schede in alto (in fig. per es. Ritiro merci) e che chiami gli utenti presenti solo in quella lista. 



per servire un utente che non è il primo della fila, seleziona l'utente che vuoi servire, e chiamalo nella schermata successiva.



Servire l’utente (iniziare e finire il turno)

Dopo aver chiamato l’utente, questo potrà presentarsi o meno allo sportello:

  • Se l'utente è presente, e hai attivato l'opzione "Monitora il tempo di servizio", per iniziare il servizio premi il pulsante verde con la spunta per indicare che l'utente è presente. Servi l'utente. Al termine del servizio, quando sei pronto a passare al prossimo utente, premi nuovamente il pulsante verde per marcare il servizio come terminato. Il sistema registrerà la durata del servizio.



  • Se l'utente è presente, e non hai attivato l'opzione "Monitora il tempo di servizio", premi il pulsante verde con la spunta per indicare che l'utente è presente e servi l'utente. Il sistema non registrerà la durata del servizio. Quando sei pronto a passare al prossimo utente, chiamalo dalla lista degli utenti in coda.



  • Se l’utente viene chiamato ma non si presenta allo sportello, premi il pulsante rosso Non qui. Questa azione marca l'utente come "Non presente" e permette di servire un altro utente.



Congratulazioni! Hai appena completato la guida all'utilizzo del Modulo Virtual QMS (ex Gestione Sportelli)! Da ora i tuoi utenti saranno pronti a NON fare la fila presso il tuo punto ufirst! 

Per ulteriori informazioni visita la sezione FAQ della guida

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